Natłok obowiązków
Czujesz zmęczenie, przebodźcowanie, twój kalendarz pęka w szwach, a ty otrzymujesz kolejne maile, zlecenia, widzisz nad sobą widmo kolejnych zadań, które musisz zrealizować? Wiąż jesteś przeciążony obowiązkami?
Twoje życie można przyrównać do mitologicznego Syzyfa. Każdego dnia, mozolnie, z wielkim trudem wpychasz na szczyt góry ogromny kamień, który symbolizuje twoje zadania. Podejmujesz je każdego dnia z wielkim wysiłkiem i kiedy dochodzisz do końca tygodnia i jesteś na samym szczycie ta kula ponownie opada i następny tydzień wygląda absolutnie podobnie i znów jesteś przeciążony.
Z utęsknieniem czekasz na weekend czy urlop, gdy choć na chwilę możesz się wyrwać z tych żelaznych szczęk obowiązków i natłoku zadań. Nie jesteś w tym odosobniony. Ponad 60% Polaków deklaruje przeciążenie ilością obowiązków i natężeniem zadań każdego dnia. W mojej pracy z klientami ten temat też bardzo często się przewija. Trudno w takiej sytuacji poczuć satysfakcję i cieszyć się swoim nieidealnym życiem, kiedy każdego tygodnia nosisz taki bagaż wyzwań i obowiązków.
Dlatego wychodząc naprzeciw twoim potrzebom przygotowałem dla ciebie 7 sposobów na radzenie sobie z natłokiem zajęć i zadań w tygodniu.
1. Planowanie
Planuj swoje kolejne dni, tygodnie, aby mieć kontrolę nad tym, na co przeznaczasz swój czas i jak rozdzielasz swoje obowiązki. Przeanalizuj na co poświęcasz najwięcej uwagi. Zaprzyjaźnij się z kalendarzem, notesem, czy to elektronicznym czy zwykłym. Wpisuj z wyprzedzeniem aktywności, zadania i spotkania, które będziesz odbywać.
Istotne jest to, aby wpisywać ilość czasu jaką zajmie ci dana czynność. Jeśli robisz coś cyklicznie, to wpisuj sobie tę aktywności z wyprzedzeniem. W kalendarzu elektronicznym, w telefonie, masz możliwość multiplikacji i takie wydarzenie zapisze się przykładowo w każdy piątek przez ustalony czas.
Postaraj się planując te aktywności i obowiązki pozostawiać przerwy pomiędzy nimi. Zostaw sobie czas, aby móc spokojnie dojechać w dane miejsce i nie generować niepotrzebnego stresu i presji.
2. Priorytyzacja
Warto się zastanowić, co z tych rzeczy, które robisz jest dla ciebie najbardziej kluczowe, wpisuje się w twoje wartości i przybliża cię do celów, które sobie wyznaczasz.
Fajnym ćwiczeniem jest Macierz Eisenhowera. Podziel zadania i obowiązki na 4 kategorie:
Pilne i ważne
To rzeczy które wymagają natychmiastowego działania. Np rachunki do zapłacenia, popsuty samochód, wizyta w szpitalu. Wszelkie rzeczy, których nie możesz odłożyć na później. Sztuką jest załatwiać swoje sprawy tak, aby w tej kategorii było jak najmniej elementów. To właśnie one one generują ogromny stres, który musisz później rozładować.
Niepilne i ważne
Zdarzenia i sytuacje istotne dla nas, ale nie posiadające pilnego terminu. Przykładem może być spędzanie czasu z rodziną, jakieś hobby, nauka nowych umiejętności, kursy, doskonalenie się. Tu też są takie rzeczy, które przez twoje odkładanie ich na później mogą wskoczyć do pierwszej kategorii „Pilne i ważne”. Dlatego im więcej zadań będziesz robić w tej kategorii, tym mniej stresu i tym więcej harmonijnego życia wygenerujesz. Celem jest aby przebywać jak najwięcej w tej kategorii.
Pilne i nieważne
Tu są sytuacje, które wymagają twojej natychmiastowej uwagi, ale tak naprawdę nie są istotne. Tu możesz znaleźć np. Telefony, maile, nieoczekiwane prośby o pomoc, wszelkie sytuacje, które wybijają cię z twojego rytmu. I tu znajduje się wielka pułapka. Możesz spędzać dużo czasu w tej kategorii, nie realizując swoich celów i postanowień, marnując przy tym swój czas i energię.
Niepilne i nieważne.
Zapewne już domyślasz się co może się tu znajdować. Oglądanie telewizji, przeglądanie portalów społecznościowych. Oczywiście wyeliminowanie tych wszystkich elementów jest niemożliwe i niewskazane. Ale istotne jest to, aby one zajmowały jak najmniej energii i czasu.
Dzięki tej metodzie byłego prezydenta stanów zjednoczonych Dwaita Eisenhowera, możesz w łatwy sposób nadać priorytet swoim zadaniom.
3. Delegowanie
Jeżeli masz możliwość oddelegowania jakiejś czynności, zadania innej osobie, to zmniejszy to twoje przeciążenie obowiązkami. Naprawdę nie ma się nad czym zastanawiać i nie ma się czego wstydzić. Wyrośliśmy w kulturze gdzie bardzo często chcemy robić wszystko samemu, ale to nie pomaga w wielu sytuacjach. Dlatego jeśli masz możliwość, to deleguj działania, które nie są dla ciebie kluczowe, nie wymagają twojej specjalistycznej wiedzy i twojego zaangażowania. Możesz zacząć od delegowania sprzątania twojego mieszkania. Jeśli prowadzisz firmę możesz oddelegować część takich podstawowych zadań jak obsługa administracyjna klientów czy też zarządzanie mediami społecznościowymi. Zyskasz naprawdę sporo czasu.
4. Eliminowanie
Ten punkt ma dwa wymiary. Po pierwsze postaraj się wyeliminować zadania, obowiązki, które są dla ciebie nieistotne i których możesz się pozbyć. Zwiększy to twoją efektywność i usprawni cały kalendarz. Druga część jest mniej optymistyczna. Zapewne dojdzie do sytuacji, w której zrezygnujesz z zajęcia, które chciałbyś podjąć, ale nie masz na to czasu. To jest zupełnie normalne. Życie jest umiejętną sztuką wyboru, dlatego dobieramy sobie priorytety, wartości tak aby kierować się zdaniami, aktywnościami, które są dla nas kluczowe. Nie będziemy w stanie wszystkiego robić. Ja np. świadomie zrezygnowałem z części aktywności, po to by budować markę Człowiek Nieidealny. Nie mam problemu z tym, że nie uprawiam kilku hobby czy sportów, które chciałem, bo jest to dla mnie świadomy wybór.
5. Akceptacja
Jeśli mieszkasz w dużym mieście, zapewne codziennie widzisz ludzi pędzących naokoło, mających wypełnione po brzegi grafiki. Ciągłe przeciążenie obowiązkami. Pytanie: Czy zawsze tak musi być? Czy ty też tak musisz funkcjonować? Warto zaakceptować swoją nieidealność, którą ja bardzo polecam i promuję. I to, że nie zawsze musisz brać na swoje barki, kolejne zadania, aktywności, po to by wpisywać się we współczesne trendy, mody itd.
Ja przykładowo, bardzo często słyszę dyskusje odnośnie najnowszych seriali na Netflixie. W ogóle nie mam z tym problemu, że mimoposiadania konta na tym portalu, to w ogóle tych filmów nie oglądam. Dzięki temu mam czas na coś innego. Po prostu akceptuję swoją nieidealność, inność i to, że nie będę w stanie spróbować, sprawdzić tych wszystkich rzeczy, które ludzie naokoło robią. Pewne rzeczy staram się ograniczać do absolutnego minimum. Kolejnym przykładem jest aktywność sportowa. Ja staram się chodzić na siłownię regularnie i co jakiś czas gram w koszykówkę z kolegami. Natomiast nie dokładam sobie kolejnych aktywności, bo nie chcę, żeby ten mój kalendarz był tak przeładowany. Zresztą nie do końca jest na to przestrzeń.
6.Zadbaj o siebie
Przeznacz czas na odpoczynek, relaks, na zadbanie o siebie, bo inaczej kalendarz prędzej czy później się rozsypie. W samolocie działa zasada maski tlenowej i to żeby najpierw podać ją sobie, a dopiero potem osobie, którą się opiekujemy. Powinniśmy stosować tą zasadę w naszym życiu i dbać najpierw o siebie. Inaczej nie będziemy w stanie wykonywać naszych obowiązków, pomagać innym i spełniać jakichkolwiek zadań, które sobie stawiamy.
7. Skorzystaj z pomocy
Są do tego wyspecjalizowani ludzie, którzy przeprowadzą cię przez ten proces i dzięki temu będziesz mógł spojrzeć na te rzeczy z innej perspektywy, obejrzeć te elementy. Ułożyć swój grafik w jakiś sensowny sposób i zaakceptować rzeczy na które nie masz wpływu, ale z których nie możesz w danej chwili zrezygnować. Będę też powtarzać do znudzenia, że największa transformacja jaka dokonuje się w życiu człowieka, dokonuje się właśnie w relacji. Dlatego jeśli masz problem z którymś z tych punktów, które przywołałem, albo pojawiają się inne trudności to zapraszam do współpracy. W moim procesie coachingowo-mentoringowym jest też na to przestrzeń i czas.
Przekazałem ci 7 skutecznych narzędzi do opanowania natłoku zajęć i obowiązków. Mam nadzieję, że z tego skorzystasz. Niezmiennie przypominam ci, że jesteśmy nieidealni, nie jesteśmy robotami, nie wszystko się udaje. Nie musimy tego swojego grafiku wypełniać do oporu. Po więcej treści zapraszam do innych kanałów marki Człowiek Nieidealny.
Zapraszam cię do śledzenia mojego kontentu na social mediach, mojego fanpage’a, mojej strony internetowej.
Wszystko pod nazwą Człowiek (nie)idealny.
Jestem także na Instagramie, na TikToku.
Piotr Raźny, człowiek (nie)idealny
